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I contenuti seguenti sono disponibili solo in inglese

Informativa sulla Privacy Generale

La presente informativa sulla privacy descrive come Brother Industries, Ltd., società costituita e con sede in Giappone all'indirizzo 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Giappone (d'ora in avanti "l'azienda"), raccoglie e tratta le informazioni personali di clienti e business partner, come le usa e le protegge e quali sono i diritti dei soggetti interessati riguardo a tali informazioni.

La presente informativa sulla privacy si applica a tutte le informazioni personali di clienti e business partner che l'azienda raccoglie o tratta. Per informazioni personali s'intendono tutte le informazioni o vari dettagli che potrebbero consentire ragionevolmente di identificare clienti e business partner.

Si prega di notare che l'azienda opera a livello globale sia direttamente che tramite le proprie sussidiarie (d'ora in avanti "le aziende del Gruppo Brother"). Le aziende del Gruppo Brother hanno delle proprie informative sulla privacy e, nel caso in cui raccolgano e trattino le informazioni personali, vigono le rispettive informative sulla privacy.

Brother International Europe, Ltd., società costituita e con sede nel Regno Unito all'indirizzo Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Regno Unito (d'ora in avanti "BIE"), è la rappresentante del Gruppo in Unione Europea.

1. INFORMAZIONI PERSONALI UTILIZZATE DALL'AZIENDA

L'azienda raccoglie informazioni personali di clienti e business partner da una varietà di fonti, incluse informazioni raccolte direttamente dai soggetti interessati (ad es. dalla registrazione dei prodotti Brother acquistati come clienti, dalla fornitura di servizi offerti come business partner o dai possibili contatti avvenuti con l'azienda) e informazioni sui soggetti raccolte da altre fonti, incluse fonti disponibili in commercio, quali i database pubblici (ove consentito per legge).

L'azienda è tenuta per legge a raccogliere alcune informazioni personali di clienti e business partner o come conseguenza di qualsiasi rapporto contrattuale con tali soggetti. La mancata consegna di queste informazioni può prevenire o ritardare l'adempimento di tali obblighi.

1.1 Informazioni raccolte direttamente da clienti e business partner

Le categorie di informazioni che l'azienda può raccogliere direttamente includono le seguenti:

  1. dettagli personali (ad es. nome, data di nascita, qualifica);
  2. informazioni di contatto (ad es. numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo postale o numero di cellulare);
  3. dettagli per il pagamento o per effettuare transazioni;
  4. numeri seriali dei prodotti Brother acquistati come clienti (servono come identificativo dopo aver registrato i prodotti Brother con l'azienda);
  5. indirizzi IP e identificatori MAC (se si accede ai siti Web o altri servizi online aziendali).

1.2 Informazioni raccolte da altre fonti

Di seguito vengono riportati esempi di categorie di informazioni che l'azienda può raccogliere da altre fonti:

  1. dettagli personali (ad es. nome, data di nascita, qualifica, informazioni sul credito);
  2. informazioni di contatto (ad es. numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo postale o numero di cellulare).

1.3 Altre informazioni personali di clienti e business partner utilizzate dall'azienda

Sono incluse le informazioni generate, quali profili, cronologia dei rapporti, ecc.

2. MODALITÀ DI UTILIZZO DELLE INFORMAZIONI PERSONALI DI CLIENTI E BUSINESS PARTNER E FONDAMENTO LEGALE

Nel caso dei clienti, le informazioni personali vengono utilizzate per:

  1. garantire che i registri aziendali siano completi e accurati;
  2. ottemperare agli obblighi previsti dalla legge vigente;
  3. verificare e mantenere un controllo di qualità;
  4. effettuare analisi d'inventario, garantire il corretto funzionamento della logistica e verificare le scorte;
  5. fornire assistenza clienti, assistenza post-vendita e aggiornamenti software;
  6. inviare prodotti al cliente;
  7. richiamare prodotti.

Nel caso dei business partner, le informazioni personali vengono utilizzate per:

  1. effettuare verifiche degli antecedenti e dei precedenti personali prima di ingaggiare un nuovo business partner;
  2. contattare il business partner in caso di domande e altre informazioni riguardo ai servizi forniti;
  3. garantire che i registri aziendali siano completi e accurati quando il business partner, i suoi dipendenti o appaltatori operano nelle strutture aziendali;
  4. pagare fatture;
  5. ottemperare agli obblighi previsti dalla legge vigente.

Il trattamento delle informazioni personali da parte dell'azienda deve avere un fondamento legale. Nella maggior parte dei casi si tratta di uno dei fondamenti seguenti:

  1. per ottemperare agli obblighi contrattuali nei confronti di clienti e business partner. Nel caso dei clienti, gli obblighi contrattuali dell'azienda includono l'invio dei prodotti, la fornitura di assistenza clienti, assistenza post-vendita, aggiornamenti software e il richiamo di prodotti, quando necessario. Nel caso dei business partner, gli obblighi contrattuali dell'azienda includono il pagamento corretto di fatture e il garantire accesso ai locali dell'azienda quando richiesto;
  2. per ottemperare agli obblighi legali nei confronti dei business partner, ad esempio obblighi in materia di salute e sicurezza nei confronti del business partner mentre questi si trova nei locali dell'azienda o nei confronti di terzi (ad es. le autorità fiscali); e
  3. per soddisfare i legittimi interessi dell'azienda. Nel caso dei clienti, i legittimi interessi dell'azienda sono, ad esempio, la gestione del controllo di qualità e della logistica, l'esecuzione di analisi per lo sviluppo dei prodotti e la ricerca di mercato, la verifica delle scorte e la gestione di registri completi e accurati. Nel caso dei business partner, i legittimi interessi dell'azienda sono, ad esempio, la garanzia che i servizi forniti siano adeguati alle necessità dell'azienda e funzionino correttamente con i sistemi aziendali, che preoccupazioni o reclami vengano prontamente comunicati e che i registri aziendali risultino completi e accurati.

3. I DIRITTI DI CLIENTI E BUSINESS PARTNER NEI CONFRONTI DELLE PROPRIE INFORMAZIONI PERSONALI

Clienti e business partner hanno alcuni diritti nei confronti delle proprie informazioni personali, soggetti alle leggi locali. Tali diritti includono:

  • l'accesso alle proprie informazioni personali;
  • la rettifica delle informazioni personali che l'azienda possiede;
  • l'eliminazione delle proprie informazioni personali;
  • la limitazione dell'uso delle proprie informazioni personali;
  • l'obiezione all'uso delle proprie informazioni personali da parte dell'azienda;
  • la ricezione delle proprie informazioni personali in formato elettronico utilizzabile e la trasmissione a terzi (diritto di portabilità dei dati); e
  • la presentazione di un ricorso alle autorità locali responsabili della protezione di tali dati.

L'azienda invita clienti e business partner a contattarla per aggiornare o correggere le proprie informazioni in caso di cambiamenti avvenuti o se le informazioni personali risultano inaccurate.

Si prega di notare che è possibile che venga richiesto di fornire ulteriori informazioni per potere accogliere la richiesta.

Se si desidera discutere o esercitare tali diritti, contattare l'azienda in base alle informazioni fornite di seguito.

4. DECISIONI AUTOMATICHE SU CLIENTI E BUSINESS PARTNER

L'azienda può prendere decisioni automatiche su clienti e business partner sulla base delle informazioni personali fornite nelle circostanze seguenti:

  • Nel caso dei clienti, per selezionare offerte personalizzate, sconti o raccomandazioni da inviare sulla base della relativa cronologia di acquisti, navigazione e/o uso dei prodotti Brother;
  • Soggetti a limiti e disposizioni di normative locali, clienti e business partner possono contattare l'azienda per obiettare all'uso di un processo decisionale automatico.

Quando, fornendo il proprio servizio, l'azienda adotta un processo decisionale automatico che includa la profilazione in base alle informazioni personali, separatamente fornisce anche informazioni relative alla logica sottostante e agli effetti di tali decisioni automatiche e richiede a clienti e business partner di esprimere il relativo consenso.

5. CONDIVISIONE DELLE INFORMAZIONI

L'azienda può condividere le informazioni personali di clienti e business partner con terze parti nelle seguenti circostanze:

  • Fornitori di servizi cloud. L'azienda collabora con fornitori di servizi cloud, quali Microsoft e Amazon, per memorizzare le informazioni personali di clienti e business partner nel cloud.
  • Fornitori di servizi per aziende. L'azienda ingaggia fornitori di servizi per le aziende per inviare newsletter e messaggi e-mail a scopo marketing o di assistenza e servizi di messaggistica, nonché fornire servizi di analisi dei dati, effettuare pagamenti sicuri ed eseguire ordini.
  • Le aziende del Gruppo Brother sono proprietà di Brother Industries, Ltd, quindi l'azienda lavora a stretto contatto con altre ditte e società che fanno parte del Gruppo. L'azienda può condividere alcune informazioni relative ai clienti utilizzando numeri seriali, cronologia di acquisto e navigazione nonché domande e problemi che i clienti hanno inviato a Brother Industries, Ltd e altre aziende del Gruppo Brother a scopo di marketing, rendiconto interno e in risposta alle domande e ai problemi espressi dai clienti.
  • Organismi preposti all'applicazione della legge, corti, regolatori, autorità governative. L'azienda può condividere alcune informazioni personali con queste terze parti se crede che ciò sia necessario per ottemperare agli obblighi previsti da leggi e normative o altrimenti per proteggere i propri diritti o i diritti di terzi.
  • Acquirenti di patrimoni. L'azienda può condividere le informazioni personali di clienti e business partner con qualsiasi terza parte che acquisti, o alla quale venga trasferito, tutto o una parte sostanziale di patrimonio e attività aziendale. Se si verificasse tale vendita o trasferimento, l'azienda compirà ogni ragionevole sforzo nell'intento di garantire che l'entità alla quale vengono trasferite le informazioni personali di clienti e business partner le utilizzi in maniera coerente con la presente Informativa sulla privacy.

6. SICUREZZA E MEMORIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI

L'azienda attua misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza opportuno rispetto al rischio a cui sono sottoposte le informazioni personali che tratta. Tali misure sono volte a garantire la permanente integrità e riservatezza delle informazioni personali. L'azienda valuta tali misure a scadenze regolari per garantire la sicurezza del trattamento.

L'azienda conserva le informazioni personali di clienti e business partner per tutta la durata del rapporto commerciale. Nel decidere per quanto tempo conservare tali informazioni personali dopo il termine del rapporto commerciale, l'azienda prende in considerazione i propri obblighi legali e le aspettative dei regolatori. L'azienda può anche conservare registri per indagare o difendere potenziali rivendicazioni legali.

L'azienda conserva le informazioni personali di clienti e business partner in conformità con la politica di conservazione dei dati che stabilisce i periodi di conservazione richiesti o permessi dalle leggi applicabili.

7. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI

Si prega di notare che Brother Industries Ltd. ha sede in Giappone e, quindi, le informazioni personali di clienti e business partner verranno presentate, memorizzate e trattate in Giappone, che non si ritiene possa garantire un adeguato livello di protezione per le informazioni personali in base alle leggi di protezione dei dati dell'Unione Europea. Inoltre, l'azienda può lavorare con fornitori di servizi terzi per la memorizzazione o il trattamento delle informazioni personali e, ad esempio, può memorizzare tali informazioni nel cloud tramite fornitori di servizi cloud che potrebbero conservare le informazioni in luoghi esterni all'Area Economica Europea, che non forniscono un adeguato livello di protezione.

L'azienda ha introdotto misure di sicurezza adeguate (quali gli impegni contrattuali) in conformità con i requisiti legali applicabili per garantire che i dati siano adeguatamente protetti. Per ulteriori informazioni sulle misure di sicurezza adeguate in essere, contattare l'azienda in base alle informazioni fornite sotto.

8. CONTATTACI

Brother Industries, Ltd. è il responsabile del trattamento delle informazioni personali raccolte e trattate dall'azienda.

In caso di domande o questioni relative alle modalità di utilizzo delle informazioni personali, è possibile contattarci all'indirizzo e-mail fornito sotto. Si prega di notare che, a seconda della natura della richiesta o domanda, può risultare necessario confermare la propria identità prima della relativa elaborazione.

data.protection@brother.co.jp

9. MODIFICHE ALL'INFORMATIVA

Clienti e business partner possono richiedere all'azienda una copia digitale della presente informativa sulla privacy utilizzando le informazioni di contatto riportate sopra. Di tanto in tanto l'azienda può modificare o aggiornare la presente informativa sulla privacy. Dalla data di revisione inclusa sarà possibile vedere quando è stato pubblicato l'ultimo aggiornamento. Modifiche e aggiunte alla presente informativa sulla privacy hanno effetto a partire dalla data di pubblicazione. Rivedere la presente informativa sulla privacy di tanto in tanto per verificare se sono state apportate modifiche alle modalità di trattamento delle informazioni personali.

25 APRILE 2018

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